Ist- vs. Soll-Versteuerung: warum die Ist-Versteuerung für kleine Unternehmen oft besser ist

Es gibt einen Punkt in der Umsatzsteuer, der kleine Betriebe echtes Geld an Liquidität kostet - und den viele gar nicht auf dem Schirm haben: Wann genau musst du die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen? Bei der Zahlung an dich, oder schon vorher? Die Antwort hängt davon ab, ob du nach Soll oder nach Ist versteuerst. Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Ist-Versteuerung der bessere Deal, und in vielen Fällen kostet der Wechsel nur einen kurzen Antrag.

Was ist der Unterschied zwischen Soll und Ist?

Beide Verfahren führen am Ende zur selben Steuersumme. Sie unterscheiden sich nur im Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer entsteht und fällig wird.

• Soll-Versteuerung (Besteuerung nach vereinbarten Entgelten): Die Umsatzsteuer entsteht, sobald du die Leistung ausgeführt oder die Ware geliefert hast - unabhängig davon, ob dein Kunde schon gezahlt hat. Der Regelfall in beiden Ländern.
• Ist-Versteuerung (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten): Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto ist. Zahlt der Kunde erst in drei Monaten, führst du die Steuer auch erst dann ab.

Das klingt nach einem technischen Detail, ist aber der Kern des Ganzen. Bei der Soll-Versteuerung verauslagst du dem Finanzamt die Umsatzsteuer aus eigener Tasche, solange dein Kunde noch nicht gezahlt hat.

Warum ist das ein Liquiditätsproblem?

Ein Rechenbeispiel macht es greifbar. Du schreibst am 20. eines Monats eine Rechnung über 10.000 Euro netto plus 1.900 Euro Umsatzsteuer (19 Prozent in Deutschland). Dein Kunde hat 30 Tage Zahlungsziel und lässt es, wie so oft, ausklingen.

Bei Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung. Sie fließt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung für diesen Monat, und du musst die 1.900 Euro ans Finanzamt abführen - obwohl der Kunde noch keinen Cent überwiesen hat. Du finanzierst die Steuer des Staates zwischen, aus deinem Betriebskapital.

Bei Ist-Versteuerung passiert das nicht. Die 1.900 Euro werden erst fällig, wenn der Kunde zahlt. Dein Geld bleibt so lange bei dir. Genau hier liegt der Vorteil für kleine Betriebe: keine Vorfinanzierung der Umsatzsteuer, und vor allem kein Risiko, dass du Umsatzsteuer für eine Rechnung abführst, die dann nie oder erst nach einer Mahnrunde bezahlt wird. Wer säumige Kunden oder lange Zahlungsziele hat, spürt den Unterschied sofort im Kontostand.

Deutschland: die 800.000-Euro-Grenze und der Antrag (§ 20 UStG)

In Deutschland ist die Soll-Versteuerung nach § 16 UStG der Normalfall. Die Steuer entsteht nach § 13 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausgeführt hast.

Die Ist-Versteuerung gibt es nur auf Antrag, und das Finanzamt muss sie gestatten (§ 20 UStG). Erlaubt ist sie, wenn einer dieser Punkte auf dich zutrifft:

• Dein Gesamtumsatz lag im vorangegangenen Kalenderjahr bei maximal 800.000 Euro. Diese Grenze wurde zum 1. Januar 2024 mit dem Wachstumschancengesetz von vorher 600.000 Euro angehoben.
• Du bist von der Buchführungspflicht befreit (§ 148 AO) - das trifft auf viele kleine Betriebe und Einnahmen-Überschuss-Rechner zu.
• Du übst einen freien Beruf aus (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG, also Ärzte, Anwälte, Berater, Kreative und Co.). Für Freiberufler gilt die Ist-Versteuerung ohne Umsatzgrenze.

Der Antrag ist formlos und kann sogar telefonisch beim Finanzamt gestellt werden. Für die allermeisten Selbstständigen und kleinen Firmen ist die Genehmigung reine Formsache.

Neu ab 2028, jetzt schon wichtig: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 kommt eine Änderung. Ab dem 1. Januar 2028 musst du als Ist-Versteuerer auf deinen Rechnungen den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten" angeben. Der Grund: Dein Kunde darf die Vorsteuer aus deiner Rechnung dann erst ziehen, wenn er sie tatsächlich bezahlt hat (der EuGH hatte das 2022 so entschieden). Bis dahin ändert sich für dich nichts, aber es ist gut zu wissen, dass der Hinweis kommt.

Österreich: Freiberufler immer, Gewerbe bis 110.000 Euro (§ 17 UStG)

In Österreich regelt § 17 UStG das Ganze, und die Logik ist etwas anders als in Deutschland. Auch hier ist die Soll-Besteuerung (nach vereinbarten Entgelten) der Regelfall für buchführungspflichtige Unternehmer. Bei der Ist-Besteuerung entsteht die Steuer mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Zahlung vereinnahmt wurde.

Wer die Ist-Besteuerung nutzen darf, staffelt sich so:

• Freiberufler (Angehörige der freien Berufe im Sinne des § 22 EStG, etwa Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Wissenschaftler): Ist-Besteuerung ist immer zulässig, ohne jede Umsatzgrenze. Selbst bei hohen Umsätzen bleibst du berechtigt.
• Nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmer mit anderen Tätigkeiten (zum Beispiel Vermietung): Ist-Besteuerung nur, solange der Gesamtumsatz die Grenze von 110.000 Euro nicht übersteigt (maßgeblich ist der Umsatz in einem der beiden vorangegangenen Kalenderjahre).

Anders als in Deutschland ist die Ist-Besteuerung in Österreich für diese Gruppen der praktische Normalfall und nicht die genehmigungspflichtige Ausnahme. Das passt gut zur Realität kleiner Betriebe.

Nicht verwechseln: Die Kleinunternehmerregelung (seit 2025 in Österreich bis 55.000 Euro, in Deutschland 25.000/100.000 Euro) ist eine völlig andere Baustelle. Sie befreit dich ganz von der Umsatzsteuer. Soll und Ist betreffen dagegen nur den Zeitpunkt der Steuer - relevant für alle, die tatsächlich Umsatzsteuer verrechnen.

Soll und Ist im Vergleich

	Soll-Versteuerung	Ist-Versteuerung
Steuer entsteht	mit Leistung / Lieferung	mit Zahlungseingang
USt vorfinanzieren?	ja, aus eigener Tasche	nein
Regelfall	ja (DE und AT)	Ausnahme (DE) / oft Normalfall (AT)
DE: Voraussetzung	keine, gilt automatisch	Antrag; Umsatz ≤ 800.000 Euro, Freiberufler oder befreit
AT: Voraussetzung	buchführungspflichtige Unternehmer	Freiberufler immer; Gewerbe ≤ 110.000 Euro
Gut für	große Betriebe mit stabilem Cashflow	kleine Betriebe, lange Zahlungsziele

Gibt es auch einen Haken?

Ehrlicherweise ja, einen kleinen. Bei der Soll-Versteuerung darfst du die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen ziehen, sobald du die Rechnung mit ausgewiesener Steuer erhalten hast - unabhängig davon, ob du sie schon bezahlt hast. Beim Verkauf zahlst du früher, beim Einkauf holst du dir die Vorsteuer aber auch früher zurück.

Für die meisten kleinen Dienstleister spielt das keine große Rolle, weil sie wenig Vorleistungen einkaufen und ihr Hauptproblem die eigenen ausstehenden Kundenzahlungen sind. Wer dagegen laufend große Mengen auf Ziel einkauft und selbst sofort bezahlt wird (etwa mancher Händler), sollte einmal durchrechnen, welches Verfahren netto günstiger liegt. Für den typischen Fall - Selbstständige, die auf ihr Geld warten - gewinnt die Ist-Versteuerung klar.

Fazit

Soll oder Ist entscheidet nur über den Zeitpunkt der Umsatzsteuer, aber dieser Zeitpunkt ist bares Geld an Liquidität. Bei der Soll-Versteuerung streckst du dem Finanzamt die Steuer vor, bevor dein Kunde zahlt. Bei der Ist-Versteuerung wird sie erst mit dem Zahlungseingang fällig. In Deutschland brauchst du dafür einen formlosen Antrag und darfst als Freiberufler oder mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro wechseln; in Österreich ist die Ist-Besteuerung für Freiberufler ohnehin immer und für kleine Gewerbetreibende bis 110.000 Euro Umsatz möglich. Für die meisten kleinen Unternehmen lohnt sich der Blick auf dieses eine Häkchen mehr, als man denkt.