E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Fahrplan 2025 bis 2028

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht an einem einzigen Stichtag, sondern in Stufen. Genau das sorgt für Verwirrung: Manche Frist gilt schon, andere greifen erst 2027 oder 2028, und ob du betroffen bist, hängt von deinem Umsatz und davon ab, ob du eine Rechnung empfängst oder ausstellst. Dieser Fahrplan sortiert die Stufen der Reihe nach, mit den passenden Paragrafen, damit du für dein Unternehmen genau weißt, was ab wann gilt.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht überhaupt?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF, das du per Mail schickst. Es ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Maschine automatisch auslesen kann, nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF gilt rechtlich als "sonstige Rechnung", so wie Papier auch. Was eine echte E-Rechnung ausmacht und welche Formate dazugehören, erklärt der Beitrag Was ist eine E-Rechnung? im Detail.

Rechtliche Grundlage ist § 14 UStG in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz 2024. Wichtig ist der Anwendungsbereich: Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also für Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen (BMF, FAQ zur E-Rechnung).

Seit wann musst du E-Rechnungen empfangen können?

Diese Frist ist die einzige, die schon vollständig gilt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Es gibt dafür keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Wenn ein Geschäftspartner dir ab 2025 eine strukturierte E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können, auch wenn du selbst noch gar keine ausstellst.

Die gute Nachricht: Die Anforderung ist niedriger, als sie klingt. Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach, um den Empfang sicherzustellen. Du brauchst also nicht sofort teure Software. Was du brauchst, ist ein Weg, die strukturierte Datei zu öffnen und lesbar zu machen, denn im Rohformat ist eine XRechnung für Menschen kaum lesbar. Diese Empfangspflicht gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.

Ab wann musst du selbst E-Rechnungen ausstellen?

Hier greifen die gestaffelten Übergangsfristen, geregelt in § 27 UStG. Der entscheidende Faktor ist dein Vorjahresumsatz:

Zeitraum	Wer muss E-Rechnungen ausstellen?	Was ist noch erlaubt?
2025 bis 2026	noch niemand verpflichtend	Papier und PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers)
ab 1.1.2027	Aussteller mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro	kleinere Betriebe: weiter Papier/PDF bis Ende 2027
ab 1.1.2028	alle inländischen B2B-Unternehmen	nur noch strukturierte E-Rechnungen

In den Jahren 2025 und 2026 darf also noch jeder Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Liegt dein Umsatz des Vorjahres darunter, verlängert sich deine Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027, du darfst 2027 also noch Papier oder PDF verwenden, sofern der Empfänger zustimmt (BMF, FAQ Frage 11). Ab dem 1. Januar 2028 ist dann Schluss mit den Ausnahmen: Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen strukturiert sein.

Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Das ist die wichtigste Entlastung für viele Selbstständige: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Diese Ausnahme wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 nachträglich eingeführt, nachdem die ursprüngliche Regelung sie noch erfasst hätte. Du darfst als Kleinunternehmer also dauerhaft weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, auch über 2028 hinaus.

Ein Punkt bleibt aber: Empfangen musst du trotzdem können. Die Ausnahme gilt nur fürs Ausstellen, nicht fürs Annehmen. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, musst du sie verarbeiten können, so wie jedes andere Unternehmen auch. Wer klein ist, ist also beim Ausstellen frei, beim Empfangen nicht.

Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?

Auch außerhalb der Kleinunternehmer-Regel gibt es klare Ausnahmen. Für sie brauchst du nie eine E-Rechnung:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) - der Klassiker für Bewirtung, Bürobedarf oder kleine Materialkäufe.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) - hier bleibt alles beim Alten.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Vermietungsleistungen.

Für alles andere im inländischen B2B-Bereich gilt der Fahrplan oben. Wenn du wissen willst, welches der beiden gängigen Formate für dich passt, hilft der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD weiter.

Was solltest du jetzt konkret tun?

Der wichtigste Schritt ist schon fällig, nicht erst 2028: Stell sicher, dass du E-Rechnungen empfangen und lesbar machen kannst. Ein Postfach reicht rechtlich, aber ein Tool, das die XML-Datei automatisch prüft und als lesbare Rechnung darstellt, spart dir jede Menge Handarbeit. Danach schau auf deinen Vorjahresumsatz: Liegst du über 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag fürs Ausstellen, sonst hast du bis 2028 Zeit. Und wenn du Kleinunternehmer bist, musst du beim Ausstellen gar nichts ändern, nur den Empfang regeln.

Der Fahrplan wirkt komplex, folgt aber einer einfachen Logik: Empfangen zuerst, ausstellen später, und je kleiner der Betrieb, desto mehr Zeit. Wer den Empfang jetzt sauber aufsetzt, hat den unangenehmen Teil hinter sich, lange bevor die Ausstellungspflicht greift.