XRechnung vs. ZUGFeRD: welches Format wann gilt

Sobald die E-Rechnung zur Pflicht wird, taucht dieselbe Frage auf: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Namen geistern durch jede Beratung, oft so, als müsstest du dich für ein Lager entscheiden. Musst du nicht. Beide sind gültige E-Rechnungen, sie lösen dasselbe Problem nur auf zwei verschiedene Arten. Der Unterschied ist schnell erklärt, und danach weißt du, wann welches Format das richtige ist.

Beide bauen auf derselben Norm auf

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Ausprägungen derselben europäischen Norm: EN 16931. Diese Norm legt fest, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie heißen. In deutsches Recht ist sie über § 14 UStG (in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung durch das Wachstumschancengesetz 2024) und die E-Rechnungsverordnung eingegangen.

Das heißt: Solange eine Rechnung die EN-16931-Felder korrekt füllt, ist sie eine gültige E-Rechnung, egal ob als XRechnung oder als ZUGFeRD verpackt. Beide erfüllen die Pflicht nach § 14 UStG. Der Streit „welches Format ist besser" geht also am Kern vorbei. Die richtige Frage ist: Welche Verpackung passt zu deinem Empfänger?

XRechnung: reines XML

Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ohne Sichtkomponente. Es gibt kein hübsches Dokument, nur strukturierte Daten. Ein Mensch kann eine XRechnung nur mit einem speziellen Viewer lesen, eine Maschine dagegen sofort und fehlerfrei.

XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Wer dem Bund oder einer Behörde eine Rechnung stellt (der sogenannte B2G-Bereich), muss sie in der Regel als XRechnung einreichen, samt einer Leitweg-ID, die die Rechnung dem richtigen Amt zuordnet. Für rein maschinelle Verarbeitung ist das ideal: keine Zweideutigkeit, kein Bild, nur Daten.

ZUGFeRD: PDF plus XML in einem

ZUGFeRD geht den hybriden Weg. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Du siehst die gewohnte Rechnung als PDF, und in derselben Datei steckt unsichtbar der strukturierte Datensatz. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML, und beides ist garantiert derselbe Inhalt.

Genau das macht ZUGFeRD im B2B-Alltag angenehm. Dein Kunde bekommt weiterhin eine Rechnung, die aussieht wie immer, und muss keinen XML-Viewer öffnen, um zu sehen, was er zahlt. Für Unternehmen, die an gemischte Empfänger stellen (manche mit moderner Buchhaltung, manche mit dem Menschen davor), ist die eingebaute Lesbarkeit ein echter Vorteil.

Achtung: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt

Hier liegt die teuerste Falle. ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die festlegen, wie vollständig das eingebettete XML ist: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (früher Comfort), Extended und ein XRechnung-Profil. Und nicht alle sind rechtlich gültige E-Rechnungen.

Die Profile Minimum und Basic WL gelten in Deutschland nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer, weil ihr Datensatz zu dünn ist. Erst ab dem Profil EN 16931 (Comfort) aufwärts ist eine ZUGFeRD-Rechnung normkonform und erfüllt die Pflicht. Wer eine ZUGFeRD-Datei im Minimum-Profil verschickt und glaubt, damit sei die E-Rechnungspflicht erledigt, irrt. Ein Blick auf das Profil ist Pflicht, nicht Kür.

	XRechnung	ZUGFeRD (ab EN 16931)
Aufbau	reines XML	PDF + eingebettetes XML
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	✅ als PDF
Maschinell verarbeitbar	✅	✅
Typischer Einsatz	Behörden (B2G)	B2B, gemischte Empfänger
Gültige E-Rechnung	✅	✅ ab Profil EN 16931

Welches Format solltest du wählen?

Für die meisten kleinen Unternehmen lautet die Antwort: ZUGFeRD ab Profil EN 16931, weil es beide Welten bedient. Du erfüllst die Pflicht, und dein Empfänger sieht trotzdem ein normales PDF. Nur wenn du an eine Behörde stellst oder dein Geschäftspartner ausdrücklich reines XML verlangt, greifst du zur XRechnung.

Ganz praktisch hängt es weniger von deiner Vorliebe ab als von der Gegenseite. Frag im Zweifel den Empfänger, welches Format sein System einliest. Für den Transport größerer Mengen gibt es zusätzlich Peppol, ein europäisches Zustellnetzwerk, über das E-Rechnungen sicher zwischen Systemen wandern, unabhängig vom Format.

Und die Frist im Blick behalten: In Deutschland müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestuft, ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle im B2B.

Und in Österreich?

XRechnung und ZUGFeRD sind deutsche Standards. In Österreich läuft die E-Rechnung an den Bund über ebInterface oder Peppol, seit Jahren Pflicht im B2G-Bereich. Eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland gibt es in Österreich derzeit nicht. Über die EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age") kommt die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze aber EU-weit, geplant ab 2030. Weil alle Formate auf EN 16931 fußen, versteht moderne Buchhaltungssoftware sie ohnehin quer über die Grenze.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Verpackungen für denselben Inhalt: eine E-Rechnung nach EN 16931. XRechnung ist das reine Datenformat für Behörden, ZUGFeRD das lesbare Hybrid für den B2B-Alltag. Die einzige echte Stolperstelle ist das ZUGFeRD-Profil, denn erst ab EN 16931 zählt es. Wenn deine Software beide Formate im richtigen Profil erzeugt, ist die ganze Entscheidung am Ende ein Häkchen, kein Projekt.